Как вести трудовую книжку

Неправильное оформление и ведение документа

Поскольку трудовая книжка является официальным документом, за ее неправильное оформление предусмотрено соответствующее наказание. В данном случае материальную ответственность несет исключительно организация. Так, при внесении в документ неверных записей, работодатель обязан выплатить ее владельцу компенсацию в размере среднего заработка. Сотрудник имеет право потребовать компенсацию от работодателя как в добровольном порядке, так и через обращение в судебные инстанции.

Сотрудника отдела кадров или главного бухгалтера, отвечающих за ведение трудовых книжек, также можно привлечь к ответственности, но уже дисциплинарной. В качестве взыскания работодатель может применить такие наказания, как замечание, выговор или увольнение. Мера пресечения обычно зависит от тяжести совершенного поступка и обстоятельств, повлиявших на ситуацию в целом. Сразу уволить сотрудника не должны – этот способ наказания применяется только при неоднократном нарушении трудового договора.

Как правильно заполнить трудовую книжку: нюансы в примерах

Ни одна запись трудовой книжки не может осуществиться произвольно. Все они строго регламентированы специализированными, утверждёнными законодательно нормами правил и стандартов. Трудовой кодекс, в главах 10 и 11 рассматривает основные положения, касающиеся кадрового делопроизводства. Работа с заполнением трудовой отражается в ст.66 ТК РФ.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

  1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.
  2. Инструкции по заполнению ТК утверждены Минтруда и соц. развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Инструкции по заполнению ТК — Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)

Правила заполнения трудовой книжки определяют в законодательном порядке все детали, связанные с организационной работой с ТК, а также указывают на то, как, в общем и целом трудовые нужно заполнять и хранить. Правила имеют вид законодательного документа, которым регламентированы практически все действия, производимые с книжками, с вкладышами и бланками трудовых и вкладышей к ним.

Они регламентируют:

  1. Сроки внесения записей.
  2. Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
  3. Отсутствие сокращений в записях.
  4. Необходимость ознакомления работника под роспись с вносимыми записями.
  5. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
  6. Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
  7. Правила и регламент исправления ошибокв записях.
  8. Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

В отличие от Правил, Инструкция определяет нюансы внесения записей, характер их содержания и допустимую форму. Она определяет нормативные фразы, которые можно использовать в тех или иных случаях при внесении записей.

Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде. При внесении записей, нужно только ориентироваться на то, что обусловлено Инструкцией, которая определяет:

  1. Порядок внесения сведений о работе.
  2. Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
  3. Запись дат с применением арабских цифр.
  4. Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
  5. Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
  6. Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
  7. Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
  8. Отсутствие точек при внесении записей.
  9. Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
  10. Отсутствие печати при приёме на работу.
  11. Наличие печати при увольнении с должности.

На основании инструкции смотрите пример заполнения трудовой книжки:

датаСведения о приёме на работу, перевод …Наименование № и дата документа …
числоМес.год
Аннинскаяшколаинтернат
3501092015Принята воспитателем 2 категории вПриказ от 01.09.2015 № 136
дошкольное отделение

Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника.

Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.

На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день. А сделанная запись оказывалась бременем на совести у работодателя.

Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения.

Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, генеральных директоров и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.

Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.

Заполнение трудовой книжки — образец заполнения:

Ответы на вопросы про переход на электронные трудовые книжки

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения

Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление

Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Правильное оформление дубликата

Приступая к заполнению дубликата, сотрудник отдела кадров должен взять новый чистый бланк трудовой книжки. Он открывает его и видит титульный лист. Здесь в верхнем углу справа вручную вписывается слово «Дубликат».

После этого следует заполнить титульную страницу, ориентируясь на документы, которые представил работник, а внизу поставить подписи: их ставят кадровик и работник, чей дубликат заполняется.

Раздел «Сведения о работе» должен включать информацию о стаже трудовой деятельности человека – непрерывном и общем. Имеется в виду стаж, который успел выработаться у работника до того момента, когда он оказался в штате новой организации.

Не нужно писать, как назывались прежние компании, какую должность занимал человек, сколько времени проработал. Указать следует лишь общее число лет, число месяцев и число дней стажа – цифрами и прописью.

Например:

Общий стаж работы до поступления в Открытое акционерное общество «Телефонные сети» 10 лет, 3 месяца, 17 дней (десять лет, три месяца, семнадцать дней).

А вот дальше стаж расписывается уже более подробно, затрагивая каждую организацию отдельно. Графа № 2 должна содержать дату, когда человек устроился на работу. Также во второй графе могут иметься записи о том, на какие места работы и должности был переведён человек, когда был уволен.

Графа № 3 – название компании, подразделения, должность. Здесь же прописывается, по какой причине сотрудника уволили. Все эти данные берутся из документов, принесённых работником.

Примеры:

02.03.2000. Общество с ограниченной ответственностью «Звонок плюс».

Принят на должность старшего администратора отдела городских сетей.

16.04.2002. Переведён на должность главного специалиста отдела междугородней связи.

02.04.2003. Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

В четвёртой графе указывается название документа, который стал основанием для внесения записи, его номер и дата. Например: справка от 27.03.2003.

У сотрудника кадрового отдела должна быть специальная книга, куда он вносит информацию о зарегистрированных трудовых книжках и вкладышах.

Сведения о дубликате тоже следует внести в эту книгу, не забыв приписать «Дубликат». Затем работник вправе получить дубликат на руки, дав кадровику расписку, что документ ему передан.

Особенности хранения

Все книжки – заполненные и чистые, а также вкладыши к ним хранятся только в сейфе. Заменителем сейфа может быть отдельное помещение, если таковое имеется в организации и если оно гарантирует сохранность документов.

Ответственность за книжки ложится на плечи сотрудника, который по приказу, подписанному руководителем, выбран в качестве ответственного. Если хранит книжки один, а ведёт их другой, тогда второй должен получить чистые бланки документов от первого, предоставив тому заявление, написанное от руки.

Сотрудник кадровой службы должен вести две специальные книги:

  • приходно-расходную по учёту бланков книжек и вкладышей;
  • книгу учёта движения книжек и вкладышей.

В первой нужно отмечать все чистые бланки указанных документов, которые есть в компании. Если бланк выдаётся для открытия новой книжки, вкладыша либо дубликата, кадровик должен сразу же отметить это в своей приходно-расходной книге.

При порче чистого бланка его тут же уничтожают, но это обязательно заверяется актом. Поскольку все чистые бланки относятся к заранее обозначенным расходам организации, в случае их уничтожения данный факт не нужно вносить в бухгалтерский и налоговый учёты.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей включает записи обо всех этих документах.

В данной книге есть графа № 13, которая нужна для подписей работников.

Подпись ставится человеком тогда, когда он берёт на руки свою трудовую книжку, увольняясь с места работы.

Не все забирают свои книжки, когда уходят из организации.

Это происходит по разным причинам.

Но книжка должна храниться в сейфе или специальном помещении столько времени, сколько потребуется, то есть – до того момента, пока её не востребует бывший работник.

Уволиться по букве закона

Если человек увольняется, то этот факт также необходимо корректно зафиксировать в трудовой книжке. Для этого нужно произвести соответствующую запись в документе, отражающую, как правило, прекращение действия договора между сотрудником и компанией-нанимателем. Алгоритм ее внесения наверняка покажется нам знакомым — он также состоит из последовательной работы с 4 графами. В первой пишется порядковый номер строки, во второй — дата увольнения, в третьей указывается причина прекращения действия трудового договора, а в четвертой отмечаются сведения о документах, дающих основание делать соответствующую запись в трудкнижке (как правило, это приказ руководителя).

По каким основаниям можно увольнять наемных работников? Довольно часто сотрудники российских компаний освобождаются от занимаемой должности, исходя из такого формального основания, как «сокращение штата». Этот термин, между тем, имел широкую популярность уже в 2003 году, когда были изданы те самые правовые акты, регулирующие работу с книжками.

Вместе с тем правила остались актуальными и для года, знаменовавшего собой десятилетие реформ в трудовом законодательстве, когда появились акты, в которых содержалась инструкция по заполнению трудовых книжек (2013). С примерами увольнений по сокращению штатов российские кадровики имеют дело и сейчас, несмотря на «прогрессивность» законодательства во многих областях.

Не теряет актуальности увольнение «по соглашению сторон». Что в 2003 году, что сейчас эта формулировка использовалась кадровиками регулярно. Однако и сегодня, и, к примеру, в году, который знаменовал собой десятилетие принятия Постановления, в котором излагается инструкция по заполнению трудовых книжек (2013), краткое содержание инструктажа по корректному оформлению увольнения — очень нужный источник. Поэтому мы изложим то, как нужно вписывать соответствующие данные в книжке по двум отмеченным основаниям прекращения деятельности.

Если речь идет о «сокращении штата», то в графе номер 2 мы пишем последний отработанный увольняемым сотрудником день в компании. В третьем столбце неизменной будет формулировка: «уволен по сокращению штата». Она должна быть дополнена фразой: «пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

«Увольнение по сокращению штата» — актуальный и для 2003-го, и для года, знаменовавшего 10 лет с момента, когда была принята инструкция по заполнению трудовых книжек (2013), образец формулировки. Не нужно опасаться, считают эксперты, следования инструкциям десятилетней давности. Термин «сокращение штата» и тогда понимался, и сейчас понимается совершенно одинаково.

Если же человек увольняется по соглашению сторон, то пишем следующее: «уволен по соглашению сторон», ссылаясь на тот самый пункт 1 статьи 77-й ТК РФ. Кстати, есть другой вариант, он вполне корректен и часто практикуется. А именно: «уволен по собственному желанию». Это основание, в свою очередь, пишем со ссылкой на 3-й пункт ст. 77.

Другие вопросы по ЭТК

Ответим на самые часто задаваемые вопросы.

Нужно ли заводить бумажные трудовые в переходном 2020 году?

Да, если в 2020-м году к вам поступает на работу человек, у которого еще нет трудовой, вы обязаны завести на него бумажную трудовую, и одновременно отправить сведения о приеме по форме СЗВ-ТД до 15 числа следующего месяца. Не нужно будет заводить бумажные трудовые только с 1 января 2021 года.

Нужно ли специальное ПО для перехода и ведения ЭТК?

Нет, вести электронные трудовые будет ПФР. Задача работодателя только отправлять туда данные об изменениях. Если до этого у вас уже был электронный документооборот с ПФР, новый отчет вы будете отправлять в том же порядке, что и раньше. Если раньше вы «общались» с ПФР только на бумаге, при необходимости нужно будет обеспечить возможность отправлять отчеты в электронном виде.

Кто будет иметь доступ к сведениям по ЭТК?

Мнение эксперта
Поляков Пётр Борисович
Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Только Пенсионный фонд и сами граждане по своей трудовой деятельности. Работодатели при приеме сотрудников будут получать сведения о предыдущих местах работы от самих сотрудников в электронном или бумажном виде.

Как получить сведения о своей трудовой деятельности?

Получить такие сведений после перехода на ЭТК можно:

  • у своего работодателя (только по периоду работы у него). Для этого нужно обратиться к нему с заявлением лично или по электронной почте, где указать, в каком виде нужны сведения: в бумажном или электронном виде. Работодатель должен предоставить их не позднее трех рабочих дней, а при увольнении – в день увольнения. Форму для выдачи таких сведений в скором времени должен утвердить Минтруд России.
  • в отделении ПФР, в МФЦ;
  • через личный кабинет на сайте ПФР или на Едином портале предоставления государственных услуг (госуслуги).

Соответственно, при устройстве на новую работу человек будет давать работодателю уже не бумажную трудовую (если отказался от нее) а сведения из электронной базы.

Что делать тем, кто по во время перехода на ЭТК не имел трудовых отношений?

Допустим, человек имеет трудовой стаж, и бумажная трудовая у него есть, но какое-то время он не работал и по состоянию на 31.12.2020 года не был трудоустроен. За ним сохраняется право подать заявление о выборе способа ведения трудовой, когда устроится на работу.

То же самое касается тех, кто был трудоустроен, но в переходный период не работал и до конца 2020 года заявление не подал (был отстранен от работы, находился в отпуске или на больничном).

Что собой представляет трудовая книжка

Главный документ каждого официально работающего человека – трудовая книжка. В нее заносятся сведения о квалификации гражданина, смене им работодателя и о должностях занимаемых сотрудником. Также имеются сведения о поощрениях и наказаниях работника. Именно по указанным здесь данным можно восстановить, при необходимости, общий трудовой стаж.

Сейчас на законодательном уровне поговаривают о необходимости отмены этого документа как пережитка советского прошлого, дескать, в эру цифровых технологий негоже пользоваться архаичными носителями информации. Однако книжки применялись не только в нашем государстве: были они и во многих европейских и других странах. А переход на единую систему хранения данных о рабочей занятости гражданина  — дело, конечно, хорошее, но в масштабах нашей страны и общего количества трудоспособного населения уж очень грандиозное, и требующее времени. Поэтому, пока продолжаем пользоваться привычными носителями информации о деятельности, а чтобы не создавать путаницы, постараемся делать это правильно.

Инструкция по ведению трудовых книжек

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют право дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

  • Сведения о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата рождения, информация об образовании, профессии, специальности.
  • Сведения о стаже. Наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответствующей графе, как показано на образце в конце статьи.

Для отражения информации о заслугах работника выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». На этих страницах описывают историю рабочей доблести: государственные награды, присвоение почетных званий, грамот, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрений.

Содержание записей трудовой

  • Сведения, вносимые в документ, должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату, ссылку на документ-основание
  • Информация должна отражать истинное положение дел.
  • Персональные данные работника (ФИО), согласно инструкции, вносят в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
  • Даты пишут полностью, арабскими цифрами, при этом используют двухзначное обозначение для дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное — для года (2003 г., а не 03 г.).
  • На титульном листе ставят разборчивую подпись ответственного лица и заверяют печатью.
  • При выдаче дубликата, сверху титульного листа делают соответствующие пометки вручную либо штампом.

Как правильно заполнить документ?

Вне зависимости от того, где работает сотрудник, в государственном учреждении или у индивидуального предпринимателя, он обязан иметь собственную трудовую книжку. В обоих случаях правила ее заполнения будут идентичными. Рассмотрим некоторые из них:

  • Все записи производятся в письменный форме;
  • Книжка ведется исключительно на русском языке;
  • Не допускается использование сокращений;
  • В документе не должно быть пропущенных срок;
  • Каждая новая строка должна иметь свой порядковый номер;
  • Фамилия, имя и отчество сотрудника заполняются в соответствии с информацией, указанной в его паспорте;
  • Даты вписываются только арабскими цифрами, причем число и месяц – двузначными, а год – четырехзначными;
  • Специальность указывается в именительном падеже;
  • Книга должна иметь подписи работодателя и работника.

Каждый документ имеет свои серию и номер, которые представляют собой способ защиты трудовой от подделки. Обязанности по заполнению книжек могут возлагаться как на самого работодателя, так и на сотрудника кадрового отдела. Они должны вести трудовые всех наемных работников, числящихся в компании. Пока оригинал документа хранится на предприятии, сотрудник не может получить его на руки. Если он был утрачен или испорчен, его владелец имеет право потребовать от работодателя выдачи нового бланка.

Что касается ошибок, допущенных при заполнении тружовой книжки, работодатель имеет право на их исправление. Однако вносить корректировки следует по определенным правилам. Сразу после испорченной записи, в следующей графе ставится дата внесения изменений и делается пометка «Запись считать недействительной». Зачеркивать ошибочные сведения ни в коем случае нельзя. Однако эти особенности касаются лишь внутреннего содержания трудовой. Если неточность была допущена на титульном листе, то исправить его уже не получится. Данный документ будет считаться недействительным.

Для того чтобы не допускать неточностей, сотрудник отдела кадров должен внимательно проверить заполненный бланк и только после этого поставить на нем свою подпись. Работник, в свою очередь, тоже имеет право присутствовать при оформлении трудовой. Он должен поставить свою подпись лишь после проверки подлинности всех внесенных сведений.

Общие правила внесения записи в трудовую книжку

Занесение информации в трудовые книжки строго регламентировано Правилами и Инструкцией.

Вносить ее необходимо в соответствующий раздел бланка трудовой книжки, а сами ее формулировки должны соответствовать закону и приказу (распоряжению) работодателя.

Для всех разделов трудовой книжки есть общие правила:

  • даты записываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Так, если работник принят на работу 21 ноября 2016 г., в трудовой пишется: «21.11.2016»;
  • все записи должны производиться аккуратно, ручкой или чернилами установленных цветов (черным, синим или фиолетовым);
  • любые сокращения неприемлемы (так, запрещено писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.д.);
  • записи должны иметь порядковый номер (в пределах своего раздела);
  • зачеркивание внесенных неточных, неправильных или других признанных недействительными записей в трудовой недопустимо, за исключением раздела «Сведения о работнике».

Разделы

Разделов не так много.

Сведения о работнике

Они пишутся на титульнике и включают следующее:

  • фамилию, имя и отчество работника;
  • дату рождения;
  • образование;
  • полученную специальность.

Работодатель переписывает информацию из паспорта работника и диплома либо другого документа, подтверждающего наличие образования. Ни одно слово сокращать нельзя. ФИО прописывается полностью, например: Градов Валентин Яковлевич.

Когда титульный лист оформлен, работнику необходимо убедиться в правильности занесённых сведений и поставить свою подпись. Следом расписывается сотрудник кадровой службы. Здесь же он ставит гербовую печать фирмы.

Сведения о работе

В данный раздел вносятся данные о трудовой деятельности человека:

  • дата приёма на работу;

занимаемая должность;

название предприятия/компании(если же оно меняется, действовать нужно согласно п. 3.2 общей инструкции);

дата перевода с фирмы в фирму или с одного подразделения в другое, если таковой был осуществлён;

дата увольнения;

причина увольнения.

Все записи обязательно включают номер и дату приказа, ставится печать.

Образец:

  1. Открытое акционерное общество «СтальМастер» (ОАО «СтальМастер»).

    01.07.2012. Принята на должность заведующего складом.

    Приказ от 01.07.2012. № 313-к.

18.01.2014. Уволена по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Приказ от 18.01.2014 № 400-к.

Начальник отдела кадров З.И. Махмутов.

Сведения о награждениях

Здесь указываются данные о том, чем был награждён либо поощрён работник: наименование награды, дата, название, номер и дата документа, подтверждающего получение награды.

Например:

Администрация городского округа город Агидель.

14.05.1998. Награждён Почётной грамотой главы администрации городского округа город Агидель за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. Приказ от 12.05.1998 № 12-к.

Если работник получил ценный подарок или премию в виде денег, эти данные заносить в данный раздел не нужно.

На разделы отводится определённое количество страниц. Если страницы в разделе оказываются заполненными, тогда сотрудник кадровой службы заводит вкладыш, который хранится в трудовой книжке.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий