Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Списание командировочных расходов: проводки

На основании полученных от сотрудника подтверждающих документов, приложенных к его авансовому отчету, списываются командировочные расходы проводкой:

  • Д26,20,44-К71 — проездные билеты, суточные, проживание без НДС;

  • Д19-К71 – проводка делается, если в их стоимости выделен НДС.

Если работник в командировке закупал товары для продажи, материалы для компании, делается запись:

  • работником произведены расходы, проводка: Д41,10-К60;

  • отражен НДС на основании полученных счетов-фактур (или УПД): Д19-К60;

  • отражены командировочные расходы, проводка: Д60-К71.

При закупке основных средств проводки будут следующими:

  • Д08-К60 — приобретены ОС,

  • Д19-К60 — учтен НДС,

  • Д71-К60 -отражены расходы работника.

Часто бывает так, что компании оплачивают проезд к месту командировки и обратно с расчетного счета, бронируя авиа и ж/д билеты заранее: для многих это дешевле и удобнее. В этом случае проводки следующие:

  • Д60,76-К51 – оплачена стоимость билета с учетом сбора,

  • Д19-К60,76 – отражен НДС,

  • Д20,26,44-К60,76 – отражен сбор за оформление билета,

  • Д50.3-К60,76 – билет поступил в кассу компании,

  • Д71-К50.3 – билет выдан командированному работнику.

После представления авансового отчета с приложенными электронными билетами, посадочными талонами составляется запись:

Д 20,26,44-К71 – списана стоимость билета.

Вариант № 2. Лимитов нет

Если в учреждении не предусмотрены ограничения по ком. расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.

Как правильно спланировать затраты:

  1. Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
  2. Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
  3. Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).

ВАЖНО!

Чтобы исключить проблемы с контролерами, разработайте и утвердите положение о командировках в учреждении. А также закрепите в отдельном локальном распоряжении нормы расходов на служебные поездки.

Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми. В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.

Заполнение авансового отчета

При заполнении авансового отчета от сотрудника потребуется наличие при себе документов, которые подтверждают трату суточных. Авансовый отчет это заполненная форма № АО-1.

Порядок заполнения авансового отчета:

Составление отчета

  • Первый пункт авансового отчета – название организации
  • Дата и номер отчета
  • Должность, в которой состоит командируемый сотрудник и подразделение работы
  • Означается причина составления отчета (служебная командировка)
  • В отчет заносятся все фактические затраты, совершенные в поездке
  • На листе номер 2 перечислены все расходные документы, на которых зафиксирована каждая трата выданных денег
  • Затем отчет согласовывается в бухгалтерии, где прописываются номера дебет – кредита
  • Готовый авансовый отчет подается руководителю, он утверждает и подписывает

Нормы выплат

На государственном уровне устанавливаются лимиты выплат. Они являются обязательными для бюджетных учреждений и рекомендательными для коммерческих организаций. Нормы суточных в составе командировочных расходов:

  • при путешествиях в пределах РФ назначается 700 руб. в день;
  • если отправляется наемный работник в другую страну, то выплата увеличивается до 2,5 тыс. руб. в день.

Директора коммерческих предприятий могут устанавливать собственные лимиты, которые могут превышать эти значения, но за превышение придется платить страховые взносы и НДФЛ.

Напоминаем, что даже если Вы досконально изучите все данные, находящиеся в открытом доступе, это не заменит Вам опыта профессиональных юристов! Чтобы получить подробную бесплатную консультацию и максимально надежно решить Ваш вопрос — Вы можете обратиться к специалистам через онлайн-форму.

УЧЕТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ В 2020 ГОДУ

И.В. Артемова,главный бухгалтер, консультант

Работники могут направляться работодателями в командировку в разными целями, в том числе с целью закупки от имени учреждения товаров, работ и услуг. От того, с какой целью направлен работник и на что ему выдан аванс подотчетных средств, зависит бухгалтерский учет.

Особенности направления в командировку

     Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ( Трудового кодекса РФ). Направление в командировку работников госучреждений и госслужащих регламентируется целым рядом нормативных актов. Для всех работодателей в России действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).    В командировку могут быть направлены работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем ( Положения № 749). Местом постоянной работы, из которого работник направляется в командировку, считается место расположения учреждения или его обособленного структурного подразделения, работа в котором обусловлена трудовым договором ( Положения № 749).    Не всех работников можно направлять в командировки. Согласно нормам ТК РФ запрещено командировать:

работников в период действия ученического договора, при условии, что командировка не связана с ученичеством ();
 беременных женщин ();
 работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (, ).

    Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку. Такие же права предоставляются матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, работникам, имеющим детей-инвалидов, и работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением ( ТК РФ).     Основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ, который оформляется по унифицированным Формам (для одного работника) или (для группы работников). Командировочное удостоверение и служебное задание в настоящее время не оформляются.    

от 05.01.2004 № 1от 09.10.2015 № 1085

Как посчитать командировочные и суточные расходы

Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия

Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки

Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

  • суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

    После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

    В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

  • оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку
Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;
Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!
Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно

Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.

Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период
Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;
Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.
В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период

После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Особенности схемы учета и оформления командировочных

При общей системе налогообложения все сопутствующие расходы, связанные со служебной поездкой сотрудника разрешено относить в уменьшение налога на прибыль на основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ. При УСН «доходы минус расходы» командировочные расходы прямо указаны в списке затрат ст. 346.16 НК РФ. Помимо расходов на поездку, оформление виз, приглашений и проживание в гостинице, сотруднику оплачиваются суточные — специальная компенсация затрат на питание и мелких личных расходов. Не следует забывать, что командированному сотруднику за дни командировки начисляется средний заработок, рассчитываемый исходя из рабочих дней. День отъезда и приезда всегда считаются за отдельные дни командировки при расчете суточного довольствия, размер которого устанавливается внутренним приказом или положением по организации.

При направлении сотрудника в командировку оформляется только специальный приказ, с котором указывается цель поездки — проведение переговоров с целью расширения рынка сбыта, заключение договоров, участие в конференциях, учебных семинарах и т.д. Командировочное удостоверение и служебное задание отменено еще с 1 января 2015 года, их обязательное оформление не требуется.

По возвращении из командировки, в течение 3-х дней сотрудник обязан составить авансовый отчет и отчитаться о понесенных расходах, приложив оправдательные документы: билеты с посадочными талонами или чеки на бензин, акты транспортных компаний, если им арендовалось авто, квитанции и чеки гостиниц и хостелов. Нельзя принимать к бухгалтерскому и налоговому учету чеки из ресторанов и кафе: подразумевается, что расходы на питание компенсируются суммой суточных, но если компания желает провести подобные расходы в бухгалтерском учете, то это следует делать за счет средств чистой прибыли компании, не отражая такие затраты в налоговом учете.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

  • 700 рублей — за день поездки по стране;
  • 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Представительские расходы и налогообложение

Учет представительских расходов при применении ОСНО (основной системе налогообложения)

Представительские расходы уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но нормируются. Это значит, что принять такие расходы к учету для целей налогообложения в размере фактических затрат нельзя.

Максимальный размер представительских расходов, который можно учесть при расчете по налогу на прибыль, составляет 4 % от суммы расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. А часть расходов, которая превышает установленный норматив, придется списывать за счет собственных средств компании.

Общая сумма расходов на оплату труда определяется не только как сумма оплаты по окладам, но и включает в себя отпускные, оплату по среднему и т д., то есть те расходы, которые указаны в статье 255 НК РФ.

Например, если за 9 месяцев 2010 года расходы компании на оплату труда составили (по налоговому учету) 90000 рублей, то максимальная сумма представительских расходов, которые можно принять для расчета налога на прибыль составит:

90000*4%=3600 рублей.

Важно. При отсутствии расходов на оплату труда никакие представительские расходы не уменьшат налогооблагаемую базу, поскольку не представляется возможным исчислить норму

Учет представительских расходов при применении при применении УСН 15%

Представительские расходы при расчете единого налога не учитываются. Вообще.

Вы можете осуществлять такие расходы с соответствующим документальным оформлением, но уменьшить налоговую базу при расчете единого налога на них не получится. Представительские расходы в статье 346.16 НК РФ не поименованы, список расходов закрыт.

Учет представительских расходов при применении при применении УСН 6%

Поскольку на налогообложение в данном случае представительские расходы не влияют, основная задача – подтвердить экономическую направленность расходов для бизнеса. То есть оформить все как положено. При отсутствии подтверждающих документов налоговая инспекция может признать такие расходы личными (то есть подлежащими включению в налоговую базу по налогу на доходы), доначислить налог, штрафы и пени. Такие же санкции возможны и в случае проверки со стороны внебюджетных фондов.

Представительские расходы. Их учет и влияние на налогообложение компании.

Общая информация.

Это раньше представительские расходы в малом бизнесе были экзотикой, сейчас это норма. Начинающие предприниматели точно так же как и
представители среднего и крупного бизнеса встречаются с потенциальными или существующими клиентами за деловым завтраком. А почему нет?

К тому же, оплата таких расходов за счет средств компании позволяет на абсолютно законных основаниях
получать ощутимую экономию налогов для ее владельца.

К примеру, если такие расходы оплачивать из средств, полученных в качестве заработной платы, то сумма таких расходов
автоматически увеличивается на 13% (НДФЛ) + 14% (ставка страховых взносов для УСН) или же 13 % + 26 % (ставка страховых взносов для ОСНО).
Ставки страховых взносов указаны действующие на момент написания статьи.
Напомним, что с 2011 года ставка страховых взносов вырастет и для тех и для других и составит 34%.

Определение представительских расходов дано в пункте 2 статьи 264 НК РФ.

Представительские расходы – это расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций,
участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. К представительским расходам относятся также расходы на официальный
прием участников совета директоров или иного руководящего органа (не очень актуально для малого бизнеса).

К представительским расходам относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно
  • буфетное обслуживание во время переговоров
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Оформление представительских расходов.

Как и любые другие расходы, представительские расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Такие требования предъявляются в статье 252 НК РФ.

Деловой завтрак (обед, ужин) с представителем контрагента.

Кроме кассового чека (слипа банковской карты) и ресторанного счета нужно оформить Акт о произведенных расходах, с указанием времени и места встречи, ФИО представителей обеих сторон, тематики встречи. Акт составляется в произвольной форме и подписывается руководителем компании. Также оформляется авансовый отчет по форме АО-1 (в случае если счет был оплачен наличными или кредиткой).

Переговоры, встречи, совещания в офисе (или в арендованном специально для них помещении).

Расходы подтвердит программа встречи, утвержденная смета расходов, Отчет о результатах встречи, Акт о произведенных расходах. В случае если расходы были оплачены по безналу, должны быть соответствующие документы – накладные, акты, счета-фактуры. Если расходы были оплачены наличными, то дополнительно должен быть оформлен авансовый отчет.

Интересно. Долгое время был спорным и очень актуальным вопрос – а можно ли учитывать расходы на алкоголь и табачную продукцию в качестве представительских расходов. И в каком размере. Можно, в конце концов, сказали налоговики и Минфин, налогоплательщиков же поддерживали суды. Ограничение, которое предъявляет финансовое ведомство к таким расходам – они должны быть осуществлены в «размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок). При этом ст. 5 Гражданского кодекса Российской Федерации под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе». (Письмо Минфина РФ от 9 июня 2004 г. N 03-02-05/1/49). То есть никаких конкретных показателей финансовое ведомство не устанавливает.

Какие документы подтверждают расходы?

Чтобы получить оптимальный размер командировочных, работник обязан подготовить много документов, подтверждающих расходы. К ним относятся:

  • бумаги на арендуемую недвижимость;
  • счета, подтверждающие оплату номера в гостинице или отеле;
  • договор на аренду квартиры или дома;
  • чеки из продуктовых магазинов, кафе или ресторанов;
  • платежные документы, полученные после оплаты проезда на такси, поезде или другом транспорте;
  • чеки на покупку постельного белья в поезде;
  • чеки с заправки, если работник путешествует на собственном автомобиле.

Бумаги прикладываются к отчету, в котором приводятся основные результаты поездки.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий