Обработка персональных данных работника

Что значит обрабатывать персональные данные

Понятие обработки включает все возможные законные действия, которые уполномоченные лица могут производить с получаемыми ими конфиденциальными данными:

  • сбор;
  • фиксация;
  • систематизация;
  • накопление;
  • сбережение;
  • защита;
  • передача;
  • использование.

Лицо или орган, производящее эти действия, называется оператором. При любых операциях с персональными данными он должен соблюдать следующие принципы:

  1. Соответствие способов обработки личных сведений и их целей требованиям законодательства РФ.
  2. Цели, задекларированные при сборе данных, должны совпадать с целями обработки.
  3. Выбирать способы обработки нужно в соответствии с заявленными целями.
  4. Все требования касаются только полных и достоверных персональных данных.
  5. Разглашать полученную информацию или ее часть без письменного согласия владельца строго запрещено законом.

Ознакомление работников с Положением

Работники должны быть ознакомлены с Положением под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Данный факт может фиксироваться:

  • в тексте трудового договора каждого работника (перечисление локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора);
  • — листе ознакомления с Положением (образец на с. 91);
  • — журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами (образец на с. 91).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами


п/п
Наименование локального нормативного акта Дата Подпись
1 Правила внутреннего трудового распорядка 
ООО «Черный лес»
03.10.2011 Евстахов
2 Положение об оплате труда, премировании и 
социальном обеспечении сотрудников ООО «Черный 
лес»

03.10.2011

Евстахов

3 Инструкция по информационной безопасности, 
утвержденная Приказом от 15.06.2008 N 1
03.10.2011 Евстахов
4 Положение о персональных данных 03.10.2011 Евстахов
5 Положение о материальной ответственности 
работников за ущерб, причиненный ООО «Черный лес»
03.10.2011 Евстахов

Фрагмент журнала ознакомления с Положением о персональных данных


п/п
Ф.И.О. работника Дата 
ознакомления
Подпись
1 Алексеева Диана Николаевна 15.08.2011 Алексеева
2
6 Евстахов Сергей Сергеевич 03.10.2011 Евстахов
7
8
9

Примечание. Срок хранения персональных данных

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных должны храниться постоянно. Что касается заявлений работников о согласии на обработку данных (о них будет рассказано в следующих номерах), других документов работника, то они хранятся 75 лет. Об этом говорится в Перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Порядок оформление доступа к персональным данным лица, осуществляющего обработку персональных данных.

Правовые основы: Трудовой кодекс РФ ст. 85-90, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», Положение об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 01 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»
1. Оформление приказа о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных
Согласно ст. 22.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», работодатель обязан назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. Данный приказ не имеет унифицированной формы и составляется в произвольном виде.
2. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору, внесение изменений в должностную инструкцию.
В трудовой договор работника, назначенного ответственным за организацию обработки персональных данных, необходимо внести изменения в связи с установлением новых обязанностей. Данные изменения оформляются в виде дополнительного соглашения, составленного в двух экземплярах и подписанного работодателем и работником.
Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных и дополнительное соглашение лучше оформить одной датой
Если в организации ранее был назначен ответственный за организацию обработки персональных данных, необходимо оформить приказ о снятии с работника этих обязанностей.
3. Оформление или внесение изменений в приказ об установлении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным работников.
Лица, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения служебных (трудовых) обязанностей, допускаются к соответствующим персональным данным на основании списка, утвержденного работодателем. Для установления перечня таких работников необходимо издать приказ.
4. Оформление письменных обязательств о неразглашении персональных данных.
Сотрудники, которые на период исполнения своих должностных обязанностей получили доступ к персональным данным работников организации, должны быть под роспись ознакомлены с обязательством о неразглашении персональных данных.

5. Ознакомление работника, осуществляющего обработку персональных данных, с законодательством РФ о персональных данных, ЛНА, инструкциями или провести его обучение.

Работник оператора, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, должн быть ознакомлен. с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных и (или) должны быть обучены (п. 6 ч. 1 ст. 18_1).

Что такое персональные данные

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ.

Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями. Речь идет о таких данных, как:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • пол;
  • адрес;
  • семейное положение;
  • должность (профессия);
  • зарплата, другие доходы;
  • владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.;
  • образование, квалификация, профессиональная подготовка, сведения о повышении квалификации;
  • привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • физиологические особенности, здоровье;
  • деловые и иные личные качества;
  • другие сведения.

Перечень кадровых документов, в которых содержатся персональные данные работников, приведен в табл. 1 на с. 76.

Таблица 1. Документы, в которых содержатся персональные данные работников

N Документ Сведения
1 Анкета, автобиография, личный 
листок по учету кадров 
(заполняется при приеме на 
работу)
Анкетные и биографические данные 
работника
2 Копия документа, 
удостоверяющего личность 
работника
Ф.И.О., дата рождения, адрес 
регистрации, семейное положение, 
состав семьи
3 Личная карточка (форма N Т-2, 
утверждена Постановлением 
Госкомстата России 
от 05.01.2004 N 1)
Ф.И.О. работника, место его рождения,
состав семьи, образование, а также 
данные документа, удостоверяющего 
личность
4 Трудовая книжка Сведения о трудовом стаже, предыдущих
местах работы
5 Копии свидетельств о заключении
брака, рождении детей
Состав семьи, изменения в семейном 
положении
6 Документы воинского учета Информация об отношении работника к 
воинской обязанности, необходимая 
работодателю для осуществления 
воинского учета работников
7 Справка о доходах с предыдущего
места работы
Ф.И.О., данные о сумме дохода и 
удержанного НДФЛ
8 Документы об образовании Подтверждают квалификацию работника, 
обосновывают занятие определенной 
должности
9 Документы обязательного 
пенсионного страхования
Ф.И.О., личные данные
10 Трудовой договор Сведения о должности работника, 
заработной плате, месте работы, 
рабочем месте, а также иные 
персональные данные работника
11 Приказы по личному составу Информация о приеме, переводе, 
увольнении и иных событиях, 
относящихся к трудовой деятельности 
работника

Как отразить изменения в бухгалтерском учете?

Бухгалтер ведет немалое количество документации, содержащей личную информацию о сотрудниках конкретной организации. Правильное внесение изменений о работнике, в связи со сменой фамилии, например, требует внимательности и знаний в данном вопросе. Механизм отражения в бухгалтерском учете изменений индивидуальных данных работника:

  1. Для уведомления работодателя сотрудник должен написать заявление об изменениях в своем ФИО в произвольной форме и приложить к нему копии документации, подтверждающей этот факт.
  2. Составляется соответствующий приказ, информация о котором фиксируется в регистрационном журнале личного состава. В приказе должны быть прописаны старые и обновленные сведения о работнике, с указанием ссылки на реквизиты бумаг, являющихся подтверждением вышеописанного.

    С документом ознакамливаются конкретный работник, специалисты по кадрам, бухгалтерия и, при согласии, проставляют свои подписи. Датой приказа, обычно, является день подачи заявления работником.

    СПРАВКА. Бухгалтера в некоторых компаниях предпочитают издавать приказ именно днем получения работником официальной бумаги о переменах в ФИО.

  3. В соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек, прописанной в Постановлении Министерства труда №69 п. 2.3, 2.4 от 10.10.2003г., вносятся изменения в трудовую книгу работника. На титульном листке горизонтальной чертой зачеркиваются старые персональные данные и указываются новые.

    Также корректировке подлежит внутренняя сторона обложки трудовой книги. При ее заполнении следует ссылаться на документ-основание, с указанием его даты и номера. В завершении, обновленные сведения заверяются подписью уполномоченного лица, печатью фирмы и делаются поправки в книге учета движения трудовых книг.

  4. Согласно Постановлению Госкомстата №1 от 05.01.2004г. «Об утверждении унифицированных форм…», заполняется личная карточка работника, называемая формой Т-2.

    Старые ФИО и сведения из прошлого паспорта перечеркиваются горизонтальной линией, тут же пишутся новая информация и дата исправлений. В пункте «дополнительные сведения» следует указать документ-основание.

  5. По вышеописанному принципу корректируются лицевой счет (Т-54), табель учета времени работы (Т-12), график отпусков (Т-7), табель расчета заработной платы (Т-13).
  6. В электронной бухгалтерской программе вносятся исправления в карточку индивидуального учета сумм начисленных страховых взносов и налоговый регистр по НДФЛ, так как эта документация не ведется в бумажном виде.

Обработка личной информации сотрудников любой организации должна осуществляться только с их письменного согласия и полностью соответствовать порядку и принципам, прописанным в законодательстве.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий