Уведомление об отпуске

Как грамотно оформить извещение о начале отпуска — 5 видов, требования и детали

По этому вопросу нужно знать, что унифицированной формы уведомления о начале отпуска не существует. В связи с чем кадровая служба предприятия имеет право самостоятельно разработать и применять свою форму. Причём рекомендуется до начала использования документа ратифицировать образец извещения в учётной политике предприятия либо в других внутренних актах предприятия, регулирующих кадровый документооборот.

Фактически есть 5 видов уведомлений, так, известить человека о плановом отдыхе можно с помощью:

  1. Приказа на предоставление определённого вида отпуска (основного, дополнительного или того и другого, а также других комбинаций отпускных дней). Оформляется документ по стандартным формам №Т-6 (персональная) или №Т-6а (распоряжение, которое устанавливает отпускные периоды сразу для группы сотрудников). При этой стандартной процедуре нужно только строго соблюдать, чтобы сроки извещения (14 дней) соблюдались для всех отпускников. Если, к примеру, кадровик не успевает предупредить одного из работников, который фигурирует в форме №Т-6а, за 14 дней (общий приказ ещё не издан), для него составляется индивидуальное письменное уведомление.

  2. Отдельного журнала или ведомости к графику отпусков, когда уведомление оформляется в табличном виде и отражает необходимые сведения:
    • Реквизиты по работнику — Ф. И. О., должность, подразделение, табельный номер.
    • Информацию о дате начала отпуска.
    • Периоде, на который он предоставляется.
    • Графу с визой отпускника, где он расписывается о том, что он проинформирован о необходимости уйти в отпуск.
    • Дату, когда человек был проинформирован об этом.
  3. Заметим, что предыдущий вариант фактически дублирует всю информацию, уже отражённую в графике отпусков. Поэтому применение этого варианта предпочтительнее. В этом случае нет дополнительных бумаг, кадровику не нужно оформлять несколько бумаг вместо одного уже готового документа. Но здесь нужно учитывать один момент (как, впрочем, во всех других вариантах): согласовать такой способ уведомления нужно в локальном акте. К примеру, это может быть распоряжение о внесении дополнительных столбцов в унифицированную форму №Т-7, по которой в компании оформляется ежегодный график отпусков.

  4. Уведомление может быть составлено также в виде персонального ознакомительного листа, который рекомендуется подготовить и распечатать в двух экземплярах. Оба листа нужно завизировать ответственным лицом работодателя. Это может быть как гендиректор, так и руководитель службы персонала, а также непосредственный начальник сотрудника. После ознакомления и подписания документа один экземпляр складывается в определённую папку с уведомлениями и хранится в архиве, а второй выдаётся на руки сотруднику. Это может быть лист формата А4 или А5, напечатанный на компьютере или написанный от руки. Выбор за работодателем. Как грамотно подготовить форму такого извещения расскажем ниже.

  5. Если это принято в локальном акте, допускается визирование ознакомления в рабочем журнале начальника структурного подразделения.

В том или ином варианте уведомление нужно в обязательном порядке занести в отдельный регистр учёта исходящего документооборота — такой журнал должен быть в каждой компании (подробности — в отдельной главе).

Образец листа извещения о начале отпуска

Как любой документ кадрового делопроизводства лист уведомления о начале отпуска должен быть составлен по определённым канонам:

  1. В «шапке» извещения указывается:
    • От кого направляется документ — основные реквизиты предприятия-нанимателя.
    • Кому адресовано уведомление — Ф. И. О. работника, должность, его табельный номер.
    • Название самого документа, его исходящий номер и дата издания.
  2. В основной части кратко даётся информация:
    • Дата, с которой работник числится в оплачиваемом отпуске.
    • Срок, на который оформлен отпуск в календарных днях.
    • Дата выхода на работу.
    • Желательно указать законодательное основание, по которому работнику требуется исполнить своё право и обязанность.
  3. В финальной части ставится:
    • Виза должностного лица от нанимателя.
    • Подпись отпускника об ознакомлении с документом.

Можно использовать и сокращённый вариант уведомления, но лучше указать всю информацию

Как производится извещение о начале

Способ, в котором происходит извещение, выбирается нанимателем в индивидуальном порядке, но специалисты считают, что лучше всего сделать это в письменном виде. Ведь если впоследствии возникнут разногласия между сторонами, работодатель сможет доказать исполнение данного обязательства.

Если в рамках графика имеется конкретная дата по началу отпуска, то требование от работника заявления о предоставлении уведомления – необязательный аспект. Ведь в такой ситуации в заявлении, по сути, будет дублироваться ситуация, которая уже обсуждалась.

Если же в графике имеет место быть исключительно месяц предоставления отпуска, а дата начала неизвестна, необходима своевременная подача работником заявления, в котором указывается дата начала. Целесообразно, чтобы этот специалист составил письменное заявление при предоставлении отпуска в другое время.

Есть несколько вариантов, посредством которых наниматель может уведомить своего рядового сотрудника о том, что отпуск начинается:

  • направление персонального документа, который именуется уведомлением;
  • ознакомление с приказом и прочим распорядительным документом о предоставлении отпуска или записки.

Как ознакомить сотрудника с документом

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

  • Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков — в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
  • Включением в содержание приказа на отпуск отметки об ознакомлении с датами отпуска — в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
  • Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
  • Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях — одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.. Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей

Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Обязательно ли извещение об отпуске — сроки и порядок направления

Базовый нормативный акт, который регулирует основные действия работодателя при определении очерёдности выхода в отпуск персонала компании, а также требования по извещению всех сотрудников об этом — .

В первую очередь нормы трудового права регламентируют, что в каждой организации до начала календарного года должен быть утверждён график отпусков, где по каждому сотруднику фирмы установлены точные даты и периоды его отдыха. Отсутствие такого регистра в компании считается административным правонарушением и карается штрафами. Единственные, кто освобождён от этой обязанности, — микропредприятия, чья среднесписочная численность составляет менее пятнадцати сотрудников.

Устанавливается отпускной регистр на основе пожеланий трудящихся, но главное при распределении времени отдыха — производственная необходимость. Поэтому последнее слово здесь остаётся за нанимателем. Отклонение от графика отпусков допускается, но строго только по согласованию обеих сторон, если и нанимателя, и сотрудника устраивает перенос времени отдыха. Вариант, когда работодатель требует перенести отпуск, который установлен в графике, без согласия человека, незаконен. С другой стороны, и работник не имеет права отказаться от даты выхода в отпуск, если непосредственный руководитель или гендиректор компании не дают разрешение на такой шаг. Выход на работу во время отпуска и игнорирование этого периода не будет засчитано за отработанное время. А выход в отпуск в несогласованный день может быть определён как прогул.

Вот из этих законодательных норм и вытекает необходимость информирования работника о конкретном дне начала его отпуска. Подразумевается, что сотрудник имеет право забыть, на какой день в графике стоит время его отдыха, а вот кадровый отдел должен контролировать все даты по каждому работнику предприятия. Срок, в который каждый наниматель должен предупредить человека о начале отпускного периода, а также о дате выхода его на рабочее место, — за 14 дней до отпуска.

Отсюда вытекает обязанность кадровиков — каждый сотрудник, если он трудоустроен в компании до середины декабря и, следовательно, внесён в отпускной регистр компании, должен быть соответствующим образом уведомлен о начале и периоде отпускного периода. Если же наниматель по незнанию или из-за безответственности кадровика упускает этот момент, непредупреждённый сотрудник имеет право не выходить в отпуск и передвигать дату на тот период, пока не получит уведомление с точной датой отпуска (а срок в нём должен стоять не менее чем за 2 недели с даты его издания).

Для понимания: если кадровик опоздал с письменным извещением отпускника, к примеру, на 7 дней, то и свой отпуск человек совершенно законно может перенести на 7 дней (либо 3, 5 дней, как ему удобно). Чтобы узаконить такой шаг, работнику просто нужно написать заявление, в котором указать в качестве основания для переноса отдыха факт, что он не был должным образом предупреждён о начала отпуска (согласно статье 123 ТК РФ) и самостоятельно определить дату отдыха.

В случае если инспекция по труду не найдёт подтверждения, что сотрудники информируются об отпуске, последуют санкции по статье 5.27 КоАП.

2 ключевых варианта, когда не нужно уведомлять сотрудника об отпуске

Отметим, что наниматель должен известить человека об отпуске по двум основным видам отпусков:

  1. Ежегодному оплачиваемому отпуску.
  2. Дополнительному.

Это логично, ведь именно эти виды отпусков регламентированы отпускным графиком-регистром, остальные виды отпусков сюда не включаются. Так, если работник берёт отпуск без сохранения зарплаты, он должен сделать это в заявительном порядке, а значит, и уведомлять его об отпуске не нужно.

Другой случай — сотрудник, согласовав предварительно с непосредственным руководством перенос отпуска на другие даты, пишет заявление, и его ему согласовывают. Причём приказ о выходе в отпуск издаётся за 2+ недели. Так как сотрудник расписывается в распоряжении, что он ознакомлен со сроком своего отпускного периода, значит, и дублировать это уведомлением не имеет смысла.

По аналогии проходит и оформление отпусков работникам, трудоустроенным на предприятии менее одного года. Таких сотрудников, как правило, нет в графике, соответственно, они должны написать заявление о желаемой дате и периоде отпуска, за чем следует выпуск приказа, что автоматически исключает обязанность уведомления.

График отпусков

Составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Она предусмотрена положениями ст. 123 ТК РФ, которая указывает на него как на основной документ, определяющий порядок направления сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом для работника указанный документ является таким же обязательным к исполнению, как и для работодателя.

Подробнее о внесении изменений в график отпусков читайте в статьях:

  • Переносим отпуск в связи с производственной необходимостью
  • Получат ли работники с детьми право на отпуск в удобное время
  • Когда нужно продлить или перенести отпуск из-за болезни

Необходимость составления графика обусловлена в первую очередь потребностью организации в грамотном планировании производственного процесса с тем, чтобы избежать серьезных сбоев в нем при одновременном уходе в отпуск ключевых сотрудников.

Скачайте документы по теме:

Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учесть следующие факторы:

  • технологические особенности производства;
  • характер распределения обязанностей между работниками и степень интенсивности их участия в различных фазах производственного процесса;
  • наличие сезонности в работе организации;
  • иные специфические характеристики ее деятельности.

Помимо этого, работодатель также может учесть пожелания сотрудников в части дат предоставления отпуска

При этом, однако, действующее законодательство не обязывает его принимать во внимание эти сведения. А вот если в компании имеется действующая профсоюзная организация, мнение ее членов нужно учесть при составлении графика отпусков

Отпуска, отражаемые в графике

Планируя составление графика отпусков, работодателю необходимо иметь в виду, что в нем отражаются только следующие виды отдыха, предоставляемого работнику:

  • очередной основной оплачиваемый отпуск;
  • дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный статьями 116-119 ТК РФ и другими нормативно-правовыми актами;
  • оплачиваемый отпуск, не использованный сотрудником в прошлом году и в связи с этим перенесенный на следующий календарный год (при необходимости).

Таким образом, другие виды отпусков, включая отпуск по беременности и родам, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком не подлежат включению в график. А вот для работников, которые в очередном календарном году планируют использовать разные виды отпусков, предусмотрен особый порядок фиксации соответствующих сведений в этом документе.

Составление графика отпусков

Разработка графика отпусков осуществляется целиком на следующий календарный год в конце предыдущего. Окончательно утвердить указанный документ необходимо не позднее 17 декабря завершающегося года. Такой график утверждается лично руководителем организации, а вот подписывать его должен руководитель кадровой службы. Оформление графика в компаниях, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, осуществляется с использованием бланка № Т-7. Остальные предприятия могут применять собственные формы для этого документа.

Справка

Ознакомление с содержанием графика отпусков

Что касается ознакомления с содержанием графика, то здесь не все так просто. Это связано с тем, что его правовой статус в действующем законодательстве не определен. Некоторые работники кадровых служб считают, что он не относится к локальной нормативной документации, а представляет собой организационно-распорядительный документ. Другие все же рассматривают его именно как локальный нормативный акт, из чего вытекают требования к порядку ознакомления с ним сотрудников. Прочтите наш материал, чтобы понять, какой вариант вам ближе.

Направление сотрудника в отпуск по графику

Работника, у которого приближается очередной оплачиваемый отпуск, необходимо в письменной форме предупредить о конкретной дате его начала не позже, чем за две недели до ее наступления. Такой порядок установлен ст. 123 ТК РФ. Порядок такого уведомления определяется работодателем самостоятельно, и спектр возможных вариантов для этой ситуации достаточно широк. Например, можно использовать для этих целей унифицированные формы, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.:

для формы № Т-6 — заранее составить приказ о направлении работника в очередной оплачиваемый отпуск и ознакомить с его содержанием за две недели до начала отпуска; для формы № Т-7 — дополнить стандартный бланк графой, в которой сотрудник расписывается в том, что его в должном порядке уведомили о приближающемся начале отпуска, и проставляет дату такого уведомления.

О том, какие варианты могут использовать компании, отказавшиеся от применения унифицированных форм, мы рассказываем в этой статье.

Как составить уведомление об изменении количества дней отпуска

Да, непростая для кадровика ситуация, когда руководство компании принимает решение о сокращении части дополнительных отпусков для своих работников. Такое изменение законно только в том случае, когда корректировка соответствует трудовым нормам. Чаще всего такая ситуация встречается сейчас довольно часто, если ранее в компании были приняты увеличенные относительно базовых требований сроки доп. отдыха. Зачастую и сотрудниками, и кадровиками это воспринимается как ухудшение трудовых условий, а согласно закону такое недопустимо.

Но отметим, что это применимо строго только по тем моментам, которые регламентированы в Трудовом кодексе. Следовательно, если сначала количество дней было увеличено внутренними распоряжениями по компании, а затем приведено в соответствие трудовым нормам, то это не считается нарушением. Это просто возврат к существующему порядку.

Таким образом, если период по дополнительному отпуску, например, за ненормированный рабочий день в законодательстве установлен в объёме трёх дней в году, если по волеизъявлению нанимателя ранее этот период был увеличен, то возврат к трём дням не будет считаться ущемлением прав персонала. Аналогичная ситуация — когда проходит переоценка условий труда и т. п.

Главное здесь — соблюсти процедуру и сроки уведомления работников, к которым будут применяться новые отпускные условия:

  1. Первым делом нужно известить всех заинтересованных сотрудников за 2 месяца до внесения корректировок. Это установлено во второй части статьи 74 ТК РФ. Инструмент здесь — соответствующее уведомление об изменении количества дней отпускного периода, а точнее — об изменении условий договора.

  2. Чтобы это сделать, нужно выпустить распоряжение, в котором будут отражены корректировки.
  3. После уведомления, согласно статье 72 ТК РФ, а также комментариев Роструда, приведённых в письме №1904–6-1, работодатель должен подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому контракту, где в одном пункте должно быть отражено конкретное уточнение по определённому пункту договора. Формат соглашения не установлен, поэтому его можно подготовить и заключить в удобной форме. Нужно только учитывать в этом вопросе, что допник — неотъемлемая часть трудового договора, поэтому составляется он в двух экземплярах. Один — для работника, второй (с визой сотрудника) определяется в личное дело трудящегося человека.

Основания

Инициатива работника

В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.

Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.

Инициатива работодателя

Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:

  • возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
  • скорая реорганизация предприятия;
  • возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
  • возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
  • скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
  • возникновение внезапных командировок.

В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ

Прием нового сотрудника

Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.

Во многом это связано с тем, что работодатель имеет полное право предоставить положенные дни отпуска в любое время после непрерывной 6-месячной работы. Дополнительным условием для предоставления отпуска принято считать отсутствие ущерба для организации.

Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.

Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.

Смена фамилии

Если наемный рабочий сменил фамилию, в обязательном порядке он обязан оповестить об этом сотрудников отдела кадров.

Более того, для корректировки его персональной документации, необходимо будет составить соответствующее заявление.

На основании предоставленного заявления будет корректировка и графика отпусков. Точнее, будет изменена его фамилия, не более.

Перенос отпуска по семейным обстоятельствам

Перенести отпуск по семейным обстоятельствам можно на основании предоставленного рабочим заявления и подписанного соответствующего приказа руководства компании.

На основании сформированного приказа будут скорректированы записи в графике отпусков.

Обязательно о новом графике должен быть оповещен сам заявитель.

В связи с больничным

Если речь идет о продлении отпуска на основании болезни рабочего, то никаких изменений в графике отпусков делать нет нужды.

Единственное, о чем необходимо помнить, так это то, что в графике отпусков нужно указать реквизиты больничного листка.

Если речь идет о переносе отпуска, тогда это возможно на основании больничного листка и соответствующего приказа руководства компании.

Разделение отдыха на части

Согласно статье 125 Трудового Кодекса РФ отпуск вправе быть разбит на части. Однако это возможно исключительно по согласованию руководства организации.

Причем самому «перекрою» подлежит та часть, продолжительность которой больше нескольких недель.

Основанием для разбивки на части является письменно составленное заявление наемного работника.

После подаче заявления в графике отпусков осуществляются изменения.

Изменение должности

При изменении должности корректировка графика отпусков возможна на основании приказа руководства компании по предварительному согласованию с наемным сотрудником.

Изменения осуществляются путем смены самой должности наемного рабочего.

Увольнение сотрудника

Если же рабочий принял решение отгулять положенный ему отпуск, а после сразу уволиться, то в графике отпусков необходимо отмечать данный факт.

Такая возможность предусматривается на основании предоставленного сотрудником заявления и утвержденного приказа.

Если же сотрудник не успел отгулять, ему положена денежная компенсация. В таком случае отпуска иных сотрудников могут быть видоизменены по их письменному согласию.

Изменение количества дней отдыха

Если наемный рабочий изъявил желание разбить отпуск на части, то это допускается на основании его письменного заявления и утвержденного приказа руководства компании.

Важно помнить: продолжительность одной из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней

Оформляем грамотно

Как уведомить работника об отпуске? Как документ, создаваемый работниками кадровой службы, уведомление об отпуске (по графику отпусков) имеет постоянный набор реквизитов. Поскольку сам по себе документ – информационный, то и основу бланка составляет текст документа.

В череду реквизитов извещения, помимо текста, входит:

  1. Полное и сокращенное наименование организации.
  2. Адресат.
  3. Наименование вида документа.
  4. Дата и регистрационный номер.
  5. Заголовок текста уведомления.
  6. Текст.
  7. Подпись (отправителя и адресата, получившего уведомление).
  8. Отметка о направлении документа в дело (в левом нижнем углу).

Разберем элементы документа, которые часто вызывают вопросы относительно их присутствия/отсутствия на бланке.

Наименование работодателя

Если работодатель – физическое лицо, то указываются его инициалы с фамилией.

В случае же, если юридическое – полное наименование (а если в учредительных документах предусмотрено – то и сокращенное).

Приведем пример наименования работодателя – юридического лица (указывается в левом верхнем углу бланка):

Открытое акционерное общество «Акварельный мир» (ОАО «Акварельный мир»)

ФИО работника

Данный элемент указывается в правом верхнем углу бланка после должности сотрудника (в родительном падеже):

Экономисту по труду С.А. Белерофонтову

Текст

Типичный пример текста представлен ниже.

Уважаемый Степан Андреевич!

Согласно действующему графику отпусков на 2016 г. Вам будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 21.05.2016 по 17.05.2016.

Ознакомление: за сколько дней?

Для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с документом, обычно используют следующие строки:

Уведомление получил:

Экономист по труду (подпись, дата) С.А. Белерофонтов

Этих строчек достаточно, чтобы, при возникновении необходимости, доказать факт ознакомления работника с текстом.

ВНИМАНИЕ. Составить и направить сотруднику уведомление на отпуск нужно не позднее чем за две недели

В ином случае сотрудник может написать заявление о переносе отпуска на другой срок. Лучше до этого не доводить, уведомив работника точно в срок.

Скачать образец заполнения уведомления об отпуске (за 2 недели) вы можете здесь.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий